Dans l’objectif de moderniser la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale, le Directeur Général Docteur Fodé Cissé a fait des avancées significatives en 5 mois de gestion seulement. Le tout nouveau Directeur Général a mis en place un système de gestion intégré pour la dématérialisation de tous les processus des services de la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale. A cet effet, cinq (5) modules sont développés et interconnectés pour une dématérialisation synchrone et rapide. Ensemble découvrons cette technologie innovante.
- LES MODULES DE L’ERP
- Prévoyance GED (gestion électronique des documents)
- Prévoyance GRH (Gestion des Ressources Humaines)
- Prévoyance Authy (Système d’Authentification avec QRcode &
- Prévoyance Pay (Système de Paiement par QRcode & OTP)
- EPrevoyance (Plateforme externe sécurisée pour les pensionnés et retraités)
Ces modules sont tous interconnectés pour la disponibilité, fiabilité, rapidité et la satisfaction des pensionnés.
Tout au long de ce document, le fonctionnement synchrone et asynchrone
(Workflow) de ces modules sera expliqué pour une meilleure harmonie d’utilisation.
- Prévoyance GED
GED est un système de gestion électronique de tout type de courrier.
(document/dossier). Parmi les différentes fonctionnalités implémentées y figurent :
- Gestion de courriers
- Importation de documents ou dossiers ;
- Gestion des tâches/workflow avec option de révision et d’approbation par grou
- Gestion d’historique de versions ;
- Archivage ;
- Partage de documents et dossiers avec les droits d’accès ;
- Génération de rapports détaillés ;
- Tableau de bord dynamique et personnalisé ;
- Gestion de membres des espaces documentaires ;
- Gestion d’espace personnel ;
- Gestion de droits d’accès ;
- Journal des actions ;
- Gestion de profil d’utilisation ;
- Notification par mail des activités ;
- Planification des rappels ;
- Paramétrage du type de courrier
Explication du workflow de la GED :
Tout type de courrier est déposé au secrétariat central qui est la porte d’entrée des documents de la caisse.
Exemple d’un scénario actuel de la GED (un courrier pour l’envoi à la retraite civile) :
Phase 1 : Un chef d’agence ou un pensionné ou autres dépose un courrier au Secrétariat Central ;
Phase 2 : Saisie/Enregistrement du courrier en remplissant les critères par un agent comme suit :
- Choisir le type de courrier
- Entrer les informations du courrier
- Décocher les pièces manquantes dans le courrier (Le chef d’agence et le pensionné recevront immédiatement un SMS concernant ce manquement.)
Phase 3 : Une fois le courrier enregistré, le chef du Secrétariat reçoit une notification par mail et dans son tableau de bord le courrier en instance. Il vérifie à son niveau et fait son approbation (Valider, Rejeter, Mettre en Attente);
Phase 4 : Quand le Responsable du Secrétariat central valide, une notification sur le courrier est immédiatement disponible dans le tableau de bord de la ou des prochaines personnes qui doivent valider en deuxième étape et ainsi de suite ;
Phase 5 : Une fois que le courrier est validé à tous les niveaux du processus, la liquidation sera directement effective. Le retraité devient automatique un pensionné et disponible dans les autres modules : Prévoyance Authy (Génération de sa carte avec QRcode), Prévoyance Pay (Paiement de sa pension sécurisé à l’aide de sa carte avec QRcode et OTP) EPrévoyance (Un compte est prêt à l’emploi dans la plateforme)
NB : ces scénarios varient en fonction des types de courriers, par ailleurs, ils sont paramétrables dans le système.
- Perspectives, le module GED sera utilisé dans toutes les agences du pays pour un saisie direct des courriers en temps réel.
- Prévoyance GRH
Gestion des Ressources Humaines, ce système va permettre au département RH de gérer électroniquement les employés de l’entité selon les procédures.
Les fonctionnalités du module :
Gestion de contrats de tout type
Créer, modifier, supprimer ;
Renouveler ou arrêter ;
Notification automatique par mail de fin de contrats;
Notification automatique par mail de début de contrat (avec les CDD) ;
Notification automatique par mail de toutes les opérations sur le contrat ;
Filtre avancé (par région, type, période, etc.)
Gestion de congés ;
Demande de plusieurs types de congés avec processus de validation ;
Calcul automatique des soldes de congé ;
Notification automatique par mail de départ de congés ;
Notification automatique par mail de retour de congés ;
✓ Génération de rapports détaillés ;
✓ Impression des bulletins de paie ;
✓ Tableau de bord dynamique et personnalisé ;
✓ Gestion de droits d’accès ;
✓ Journal des actions ;
✓ Gestion de profil d’utilisation ;
✓ Notification par mail des activités ;
NB : Les utilisateurs utilisant l’ERP sont créés dans ce module. Si un employé à un contrat, un compte avec une durée équivalente à la durée du contrat est directement disponible dans l’ERP. Une fois que son contrat terminé ou arrêté son compte est automatique inactif.
- Prévoyance Authy Prévoyance Authentification est un système d’authentification par scannage d’un QRcode et la confirmation par un OTP, un mot de passe temporaire envoyer par sms au numéro du/de la pensionné(e) qui détient la carte sur laquelle se trouve le QRcode.
NB : Les QRcodes générés par ce système peuvent être scanner que par l’application Prévoyance AuthyApp conçu uniquement à cet effet. Aucun autre système ou application ne peut scanner ce QRcode pour faire quoi que ce soit.
Cette authentification se fait de deux manières
- Scannage à l’aide de l’application Prévoyance Authy
Scénarios :
Phase 1 : Un/Une pensionné(e) se rend dans une agence ou au siège pour une réclamation ou autres services, il/elle tend sa carte à un agent.
Phase 2 : Pour vérifier l’authenticité de l’existence du/de la pensionné(e) dans la base, L’agent doté de l’application Prévoyance AuthyApp scanne le QRcode de la carte. La carte scannée, si le QRcode est reconnu par l’application, un sms OTP de confirmation est envoyé au numéro lié à la carte qui contient le QRcode.
Phase 3 : Le/la pensionné(e) reçoit l’OTP par sms et donne le téléphone à l’agent pour la saisie du code reçu. L’agent saisit le code dans l’application et la confirmation est effective.
NB : Ces scénarios n’exigent aucunement l’alphabétisme ou le savoir dans la manipulation des téléphones d’un/une pensionné(e). L’agent qui sera formé à cet effet fera tout le travail
- Vérification à l’aide de Prévoyance BotSMS
BotSMS est une partie de Prévoyance Authy qui permet à un agent d’échanger les informations avec le serveur à l’aide de l’envoi et la réception des sms.
Ce module sera surtout utilisé dans les zones où l’accès à l’internet est difficile voire impossible. Les agents peuvent vérifier l’authenticité des informations d’un(e) pensionné(e) à l’aide d’un processus enclenché par sms.
Tous les scénarios seront les mêmes sauf la partie où l’agent scanne le QRcode. Au lieu de scanner le QRcode, l’agent doit envoyer par sms le code alphanumérique en bas du QRcode et suivre les instructions du Bot.
En conclusion, il faut préciser que l’utilisation de l’ERP aura les avantages suivants :
- Augmenter le nombre de dossiers traités par jour ;
- Réduire la lourdeur administrative ;
- Les collaborateurs seront au même niveau d’information ;
- Réduire considérablement le déplacement et l’attente des pensionné(e)s à plusieurs niveaux : Demande d’information, Paiement de la fin du mois, liquidation, etc… ;
- Alerter en temps réel les chefs d’agences et les pensionné(e)s sur les rejets ou liquidations de leurs courriers ;
- Remplacer tous les dossiers à fournir par la carte. Pour n’importe quel service du/de, la pensionné(e). Il/elle ne présentera que sa carte pour être authentifier.
Cette révolution numérique est à mettre à l’actif du Directeur Général de la CNPS Docteur Fodé Cissé qui en cinq (5) mois a réussi des prouesses remarquables.
Département communication et Relations publiques de la CNPS.